Kerkelijk Bureau

Het Kerkelijk Bureau is eigenlijk, simpel gezegd, de ledenadministratie. Dat betekent dat hier gegevens worden bijgehouden van iedereen die als lid van de 'Levensbron' is ingeschreven.

Welke gegevens zijn dat?

Allereerst naam, adres en woonplaats. Maar ook telefoonnummer, eventueel email-adres en geboortedatum. verder zijn er gegevens omtrent doopdatum en eventueel belijdenisdatum. Ook wordt bijgehouden wie in het jaarboekje vermeld moet worden, wie moet worden aangeschreven voor Kerkbalans en wie maandelijks de 'Toekomst' moet ontvangen. Daartoe (maar ook op verzoek voor diverse activiteiten) worden stickers uitgedraaid.

Om goed inzicht in de gezinssamenstelling te krijgen wordt oom per gezin bijgehouden wie 'gezinshoofd' (een wat ouderwetse term) is, wie echtgenote en wie inwonend kind.

Hoe wordt dit bijgehouden?

Daarvoor wordt een database-programma gebruikt dat speciaal voor het bijhouden van de kerkelijke ledenadministratie is gemaakt: Baruch. Dit programma staat niet op zichzelf. Degene die de bijdragenadministratie bijhoudt beschikt over een eigen versie van Baruch die weer andere mogelijkheden heeft dan de versie die bij mij in gebruik is. Om te voorkomen dat op twee plaatsen ledengegevens moeten worden bijgehouden is er een systeem waarmee wijzigingen in het ledenadministratiepakket worden ingelezen in het bijdragenpakket. Op die manier wordt op één plaats bijgehouden wie nieuw lid is of uitgeschreven wordt en komen die gegevens keurig in het bijdragenpakket terecht.

Hoe komen wijzigingen tot stand?

Allereerst van de leden zelf. Mensen kunnen verhuizingen, huwelijken, uitschrijvingen e.d zelf doorgeven. Maar tegenwoordig verloopt ook veel via de 'aanspreekpunten' (Helma Schop en Willem te Lintel Hekkert) die dan zorgen dat gegevens (b.v. doop- of huwelijksdatum) bij het Kerkelijk Bureau terecht komen. Tenslotte worden ook vanuit de landelijke administratie gegevens aan mij doorgegeven.

Wat is de landelijke administratie?

 

In de kerkorde is vastgelegd dat alle leden van de PKN landelijk in een bestand moeten worden bijgehouden. De naam van de landelijke administratie is: Stichting Mechanische Registratie en Administratie (kortweg SMRA). Het spreekt vanzelf dat het deel van het landelijke bestand dat betrekking heeft op de 'Levensbron' overeen moet komen met het plaatselijke Baruch-bestand. Daartoe zijn deze bestanden via internet gekoppeld. Op die manier kan ik via internet wijzigingen in het ledenbestand doorgeven aan de SMRA en ontvang ik ook wijzigingen vanuit de centrale database.

 

Het bestand van de SMRA wordt ook aangepast als er vanuit de Burgerlijke Stand van gemeenten wijzigingen worden doorgegeven. Zo komen verhuizingen en gegevens betr. overlijden via dat kanaal bij de SMRA terecht en via de internet-koppeling dus ook bij mij.

Verhuizingen worden dus nu doorgegeven door de SMRA. Dat is echter meestal pas achteraf. Het geniet dus de voorkeur als mensen zelf hun verhuizing bij mij melden.

Wordt een geboorte ook doorgegeven?

Nee. Geboortes worden door de Burgerlijke Stand niet doorgegeven aan de SMRA. Een pasgeborene wordt dus uitsluitend ingeschreven als de geboorte wordt gemeld bij het Kerkelijk Bureau.

Hoe zit het met attestaties?

Die bestaan niet meer!  Bij verhuizing van Ridderkerk naar b.v. Rotterdam wordt het lid door de SMRA ingedeeld bij de kerk in de nieuwe woonplaats. In dit voorbeeld krijgt de kerk van Rotterdam dan een mededeling dat er een nieuw lid is zodat daarmee contact kan worden opgenomen. In Ridderkerk komt dan een berichtje dat dit lid vertrokken is. Er hoeft dus niets te worden toegezonden aan de nieuwe gemeente.

Kan ik ergens anders lid zijn?

Stel dat je inderdaad naar een andere gemeente (b.v. Rijsoord) bent verhuisd en je wilt toch met de 'Levensbron' blijven meeleven. Kan dat? Gelukkig wel! Door de SMRA word je echter aan Rijsoord toegewezen. Door het opstellen van een formulier kan aangegeven worden dat je in de praktijk bij de 'Levensbron' blijft horen. Dit formulier gaat naar de SMRA die de centrale gegevens aanpast. Je blijft lid van de kerk in Rijsoord maar in Rijsoord krijgt men een berichtje dat dit lid elders meelevend is. In Ridderkerk word je dan als voorkeurslid ingeschreven. Voor meer informatie hieromtrent kan contact met mij worden opgenomen.

Mutaties

Voor het doorgeven en afspreken van doop, huwelijk en overlijden verwijs ik naar de aanspreekpunten. Geboorte en verhuizingen graag melden bij het Kerkelijk Bureau.

 

Leen Groeneveld.